Staff Administrasi: Pengertian, Tugas, Besar Gaji, dan Keterampilan yang Dibutuhkan

Halo teman-teman pembaca blog Ridvan Maulana! Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas mengenai profesi staff administrasi. Mungkin sebagian dari kalian masih bingung dengan apa yang dilakukan oleh seorang staff administrasi, namun sebenarnya profesi ini sangat penting dan menjadi tulang punggung sebuah organisasi atau perusahaan. Pada artikel kali ini, kita akan membahas mengenai pengertian, tugas, gaji, dan skill yang harus dimiliki oleh seorang staff administrasi.

Sebagai permulaan, mari kita bahas terlebih dahulu mengenai pengertian dari staff administrasi. Staff administrasi dapat diartikan sebagai seseorang yang bertanggung jawab dalam menjalankan tugas-tugas administratif yang diperlukan oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Tugas-tugas administratif tersebut meliputi pengelolaan dokumen, pengarsipan, koordinasi, serta penyampaian informasi antara divisi satu dengan divisi lainnya. Dalam menjalankan tugasnya, seorang staff administrasi juga harus mampu memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia.

Setelah kita mengetahui pengertian dari staff administrasi, selanjutnya mari kita bahas mengenai tugas, gaji, dan skill yang harus dimiliki oleh seorang staff administrasi. Tugas dari seorang staff administrasi meliputi pencatatan data, pengarsipan, pembuatan laporan, serta penerimaan tamu atau pelanggan. Gaji yang diterima oleh seorang staff administrasi tergantung dari pengalaman, kualifikasi, dan lokasi tempat bekerja. Skill yang harus dimiliki oleh seorang staff administrasi antara lain kemampuan mengelola waktu dengan baik, mampu bekerja dengan detail, serta kemampuan komunikasi yang baik baik secara lisan maupun tulisan.

Apa itu staff administrasi?

Staff administrasi adalah seseorang yang bertanggung jawab dalam menjalankan tugas-tugas administratif yang diperlukan oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Tugas-tugas administratif tersebut meliputi pengelolaan dokumen, pengarsipan, koordinasi, serta penyampaian informasi antara divisi satu dengan divisi lainnya. Seorang staff administrasi juga harus mampu memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia untuk menjalankan tugasnya dengan efektif dan efisien. Profesi staff administrasi sangat penting dan menjadi tulang punggung sebuah organisasi atau perusahaan.

Tugas staff Administrasi

Berikut adalah beberapa tugas yang umumnya dijalankan oleh seorang staff administrasi:

1. Pencatatan dan pengolahan data
Seorang staff administrasi harus mampu melakukan pencatatan data dengan baik dan teliti, baik itu data keuangan, data karyawan, atau data pelanggan. Setelah melakukan pencatatan, staff administrasi juga harus mampu mengolah data tersebut menjadi informasi yang berguna bagi organisasi atau perusahaan.

2. Pengarsipan dan penyimpanan dokumen
Tugas lain dari seorang staff administrasi adalah melakukan pengarsipan dan penyimpanan dokumen. Dokumen-dokumen yang perlu diarsipkan bisa berupa dokumen keuangan, dokumen kontrak, dokumen legal, atau dokumen lain yang diperlukan. Pengarsipan dan penyimpanan dokumen harus dilakukan dengan rapi dan terorganisir agar memudahkan dalam mencari dokumen yang diperlukan.

3. Pembuatan laporan
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam pembuatan laporan, baik itu laporan keuangan, laporan kinerja karyawan, atau laporan lain yang diperlukan. Laporan harus disajikan dengan jelas dan akurat agar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

4. Penerimaan tamu atau pelanggan
Sebagai salah satu representatif organisasi atau perusahaan, seorang staff administrasi juga harus mampu menerima tamu atau pelanggan dengan baik. Tugas ini meliputi menyambut tamu, melayani pertanyaan tamu atau pelanggan, dan memberikan informasi yang diperlukan.

5. Koordinasi antar divisi
Staff administrasi juga berperan sebagai koordinator antar divisi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Tugas ini meliputi memastikan bahwa informasi atau dokumen terkait satu divisi dapat disampaikan dengan baik ke divisi lainnya dan memastikan bahwa setiap divisi dapat bekerja sama secara efektif.

Tugas-tugas di atas merupakan beberapa tugas umum yang dijalankan oleh seorang staff administrasi. Selain tugas-tugas tersebut, terdapat juga tugas-tugas lain yang mungkin berbeda tergantung pada jenis organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Skill atau keterampilan yang dibutuhkan staff administrasi

Berikut adalah beberapa skill yang harus dimiliki oleh seorang staff administrasi:

1. Kemampuan komunikasi yang baik
Seorang staff administrasi harus mampu berkomunikasi dengan baik, baik itu dalam berbicara maupun menulis. Kemampuan berkomunikasi yang baik diperlukan dalam berinteraksi dengan tamu atau pelanggan, dalam koordinasi antar divisi, dan dalam menyampaikan informasi atau laporan.

2. Kemampuan mengorganisir dan memprioritaskan tugas
Seorang staff administrasi harus mampu mengorganisir tugas-tugasnya dengan baik dan memprioritaskan tugas yang paling penting. Kemampuan ini akan memastikan bahwa tugas-tugas yang diberikan dapat selesai dengan tepat waktu dan efektif.

3. Kemampuan menggunakan teknologi informasi
Staff administrasi juga harus mampu mengoperasikan dan memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia, seperti pengolahan data dengan spreadsheet, penggunaan email, atau penggunaan software untuk pengarsipan dokumen.

4. Kemampuan bekerja dalam tim
Kemampuan untuk bekerja dalam tim sangat penting bagi seorang staff administrasi. Mereka harus mampu bekerja sama dengan rekan kerja lainnya dalam sebuah organisasi atau perusahaan, dan memastikan bahwa setiap divisi dapat bekerja sama secara efektif.

5. Kemampuan analitis
Seorang staff administrasi harus memiliki kemampuan analitis yang baik dalam memahami data dan informasi yang diberikan. Kemampuan analitis ini diperlukan dalam pembuatan laporan dan pengambilan keputusan.

6. Kemampuan multitasking
Terakhir, seorang staff administrasi harus mampu melakukan multitasking atau melakukan beberapa tugas sekaligus dengan baik. Hal ini akan membantu dalam menyelesaikan tugas-tugas dengan lebih efektif dan efisien.

Skill di atas merupakan beberapa skill dasar yang harus dimiliki oleh seorang staff administrasi. Selain skill di atas, terdapat juga skill lain yang mungkin berbeda tergantung pada jenis organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Berapa standar gaji staff administrasi di Indonesia?

Gaji Staff Administrasi di Indonesia dapat berbeda-beda tergantung pada jenis industri, skala perusahaan, dan wilayah kerja. Namun, berikut adalah estimasi standar gaji Staff Administrasi di Indonesia berdasarkan survei beberapa sumber yang dapat dijadikan acuan:

1. Gaji Staff Administrasi pada perusahaan kecil dan menengah (UKM) berkisar antara Rp2,5 juta hingga Rp4,5 juta per bulan.
2. Gaji Staff Administrasi pada perusahaan besar berkisar antara Rp5 juta hingga Rp8 juta per bulan, tergantung pada pengalaman kerja dan level posisi.
3. Pada sektor pemerintahan, gaji Staff Administrasi dimulai dari Rp3 juta hingga Rp5 juta per bulan, dengan kenaikan gaji setiap beberapa tahun.

Beberapa contoh perusahaan yang memberikan gaji Staff Administrasi yang tinggi di Indonesia antara lain perusahaan keuangan seperti Bank Mandiri, Bank BCA, atau Asuransi Astra; perusahaan teknologi seperti Gojek, Tokopedia, dan Traveloka; serta perusahaan retail seperti Matahari Department Store dan Carrefour. Namun, gaji pada perusahaan-perusahaan tersebut mungkin berbeda-beda tergantung pada level posisi dan pengalaman kerja. Oleh karena itu, sebaiknya melakukan survei lebih lanjut untuk mengetahui estimasi gaji Staff Administrasi pada perusahaan yang dituju.

Penutup

Berdasarkan pembahasan di atas, Staff Administrasi memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga efisiensi dan efektivitas operasional sebuah organisasi atau perusahaan. Mereka bertanggung jawab dalam mengelola administrasi, mengatur dokumen, dan memastikan kegiatan sehari-hari berjalan dengan baik. Untuk dapat menjalankan tugas dengan baik, seorang Staff Administrasi harus memiliki keterampilan yang berkualitas seperti kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan mengorganisir tugas, dan kemampuan bekerja dalam tim.

Gaji yang ditawarkan untuk Staff Administrasi bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan, jenis industri, dan level posisi yang dipegang. Namun, beberapa perusahaan besar seperti perusahaan keuangan dan teknologi menawarkan gaji yang tinggi bagi Staff Administrasi dengan pengalaman dan keterampilan yang baik.

Sebagai kesimpulan, Staff Administrasi merupakan bagian penting dari sebuah organisasi atau perusahaan. Untuk menjadi seorang Staff Administrasi yang sukses, diperlukan kemampuan dan keterampilan yang berkualitas serta pengalaman yang cukup. Dengan demikian, seorang Staff Administrasi dapat membantu memastikan kelancaran operasional organisasi atau perusahaan yang dijalankannya.