Komunikasi bisnis didefinisikan sebagai pertukaran informasi, pandangan, dan pendapat antara orang-orang yang bekerja di dalam dan di luar organisasi tertentu. Komunikasi dalam bisnis dilakukan melalui presentasi, laporan, wawancara, rapat, dan konferensi. Selain itu, dapat juga dilakukan melalui penggunaan berbagai bentuk tertulis antara lain laporan bisnis, email, surat, chat dan email. Semua bentuk komunikasi dalam bisnis ditujukan untuk meningkatkan produktivitas, kualitas dan keandalan bisnis.
Untuk memastikan komunikasi bisnis yang efektif, semua karyawan harus diberi tahu tentang tujuan dan metode organisasi. Ini termasuk harapan mengenai kualitas pekerjaan, pengiriman tepat waktu, hasil dan umpan balik. Semua karyawan harus didorong untuk mengangkat isu atau masalah yang terkait dengan topik khusus ini. Pertemuan atau diskusi formal atau informal juga merupakan cara yang baik untuk membuat karyawan berbicara dan mendiskusikan masalah yang penting bagi semua pihak.
Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan banyak masalah seperti layanan pelanggan yang buruk, karyawan yang marah, dan bahkan tindakan hukum. Oleh karena itu, bahkan jika seorang karyawan melakukan pekerjaan dengan baik, penting baginya untuk menyadari harapan majikannya. Ini akan membantu mencegah timbulnya masalah yang dapat diselesaikan dengan mudah jika karyawan telah memahami tujuan dan arah organisasi. Penting bagi manajer dan supervisor untuk mendorong komunikasi antara pekerja jarak jauh.
Komunikasi bisnis juga dapat dilakukan dengan membangun internal. Ada dua bentuk utama bangunan internal, yang meliputi komunikasi internal dan eksternal. Pembangunan internal melibatkan pemberian penghargaan kepada karyawan yang berkinerja baik dan mencegah mereka yang tidak berkinerja baik menerima bonus atau kenaikan gaji.
Sebaliknya, pembangunan eksternal adalah promosi karyawan yang berkinerja buruk atau mereka yang kurang dalam keterampilan komunikasi dengan karyawan lain. Pembangunan eksternal melibatkan hukuman dan/atau penghargaan bagi karyawan yang berkinerja di bawah tingkat yang memuaskan. Sistem komunikasi bisnis jenis ini lebih efektif bila ada sejumlah karyawan. Karyawan umumnya akan merespon lebih positif untuk menerima hukuman dan atau penghargaan atas tindakan mereka daripada jika mereka hanya didisiplinkan karena komunikasi yang buruk. Metode ini terbukti lebih efektif dalam meningkatkan jumlah karyawan yang mau bekerja keras.
Cara lain yang efektif untuk meningkatkan komunikasi bisnis adalah dengan menerapkan program internal untuk mempromosikan komunikasi ke atas antara manajemen dan karyawan. Biasanya, seorang manajer akan menciptakan lingkungan di mana semua karyawan diharapkan untuk berkomunikasi satu sama lain mengenai kinerja mereka. Tujuan dari lingkungan ini adalah untuk membina komunikasi antara orang-orang. Ketika seorang manajer menciptakan suasana di mana komunikasi didorong di seluruh organisasi, ada kemungkinan yang jauh lebih baik bahwa karyawan akan lebih jujur dalam menjelaskan pekerjaan mereka kepada penyelia mereka. Selain itu, karyawan akan lebih jujur dalam berbagi masalah yang mungkin mereka alami untuk menerima bantuan atau bantuan yang mungkin mereka butuhkan.
Komunikasi bisnis yang efektif juga dapat dicapai melalui komunikasi nonverbal yang lebih baik. Penelitian telah menunjukkan bahwa bisnis yang memiliki komunikasi yang profesional, ramah, dan terbuka cenderung memiliki lebih sedikit konflik di tempat kerja. Ini karena karyawan cenderung tidak mengambil risiko atau menahan diri jika mereka percaya bahwa mereka tidak dianggap secara pribadi oleh atasan mereka. Demikian pula komunikasi nonverbal seperti bahasa tubuh juga digunakan untuk berkomunikasi secara tatap muka yang juga membantu mengurangi jumlah konflik yang terjadi.
Untuk mencapai komunikasi bisnis yang lebih efektif, mungkin berguna bagi organisasi untuk mempertimbangkan berbagai metode dan alat yang tersedia. Salah satu alat yang menurut banyak organisasi berguna adalah pelatihan online. Alat ini memungkinkan karyawan untuk mengambil pengetahuan yang mereka pelajari dalam berbagai format yang berbeda termasuk eBook, video, dan webinar. Selain menawarkan pelatihan keterampilan dan teknik baru kepada karyawan, banyak perusahaan juga mengizinkan karyawan mereka memanfaatkan zona waktu antarbenua. Dengan mengizinkan karyawan untuk berkomunikasi dalam zona waktu yang berbeda, akan lebih mudah bagi mereka untuk melakukan pekerjaan di luar lokasi di waktu lain.
